Elementos a considerar para producir un concierto
Sin duda alguna,organizar un evento de cualquier tipo siempre requiere de una ardua preparación. Pues luego de escuchar a Mar de Copas «en vivo» por el celular -una de mis bandas favoritas – diciendo que este mes tendrán 2 presentaciones en el San Agustín, puedo comentar a quienes piensa realizar o producir un concierto es una cosa de otro level.
En el caso de los conciertos, hagas lo que hagas, siempre suelen suscitarse sucesos inesperados que pondrán a prueba tu capacidad de improvisación. Evidentemente, un concierto requiere de una compleja y engranada maquinaria de talento humano. Es la única manera de garantizar la calidad, seguridad, diversión y creatividad del espectáculo.
Hay muchos elementos que debemos de considerar para producir un evento , entre ellos les podemos mencionar los mas destacados
Presupuesto y patrocinadores
Conocer el capital inicial con el que cuentas es fundamental para manejar realidades. De no ser suficiente para tus requerimientos, puedes analizar buscar patrocinadores que ayuden a cubrir los planteamientos y la ejecución del concierto. Por ejemplo, una empresa de alquiler de autos puede pagarte por mostrar y distribuir materiales promocionales. Es más, incluso podrías ser más ambicioso y proponerle más adelante hacer un evento de carro tuning que termine en un flamante concierto.
Evidentemente, una de las grandes ventajas del patrocinio es que colaborará a bajar el costo de la entrada e incrementar la cantidad de espectadores.
Para conseguir patrocinadores para tu evento, es necesario que realices una carta explicativa y una presentación para la empresa en cuestión, tener una carpeta institucional donde se incorpore la mayor cantidad posible de información sobre nuestro evento, material adicional y algún plano de exposición comercial en el caso de que los tengas. Es conveniente que anexes informes sobre rentabilidad o de posibles beneficios fiscales que pueda obtener el patrocinador.
Conseguir patrocinio es como realizar una buena venta. Por tanto, tienes que convencer a la organización, con argumentos y bases sólidas, de la factibilidad, exposición de marca y beneficios económicos que pudiera obtener por apoyar el evento.
Producción del evento
Ya conociendo el presupuesto con el que cuentas y el apoyo económico de algún hipotético patrocinador debes elegir, entre varias alternativas preseleccionadas, el lugar definitivo y la fecha del concierto. Dependiendo de tus posibilidades económicas y del estilo musical de tu concierto, debes pensar en un menor o mayor aforo y en otras variables como la acústica del establecimiento o si es abierto o cerrado.
Igualmente, llegó el momento de que contrates a la empresa que se encargue de instalar todos implementos tecnológicos relacionados a la iluminación, escenografía y sonido, elementos clave en cualquier evento musical. No descuides este factor porque gran parte del resultado de tu evento dependerá de su buen desempeño. Sin duda alguna, la tecnología contribuirá a un mejor performance.
Seguridad y venta de licores
El licor siempre es atractivo para las personas que suelen asistir a este tipo de espectáculos. Los presentes se relajan disfrutando de la música mientras se toman algunos tragos, es evidente que el licor contribuye a que el público entre en ambiente. Sin embargo, es obligatorio que contrates personal de seguridad para que controle situaciones que puedan suscitarse por culpa de los excesos. Asi mismo verificar que sólo la venta de licor sea a mayores de edad.
Publicidad y marketing
En gran parte, tu concierto será exitoso o no dependiendo de la publicidad y el marketing. Si bien es fundamental que aproveches las ventajas de los banners en algún portal web, redes sociales y otras tecnologías, todavía sigue estando vigente el uso de carteles, volantes, etc.
También, sigue siendo indispensable la elaboración de notas de prensa para informarle a los medios de comunicación sobre el evento. Si quieres ser más ambicioso, incluso podrías convocar a una rueda de prensa, tanto para antes del concierto como para después de finalizado.
Dentro de esta misma fase se encuentra el diseño y elaboración de las entradas e identificar los lugares donde serán distribuidos. Claro está, es conveniente reservar algunos entradas para vender el mismo día en el acceso del establecimiento donde se realice el concierto.
Para finalizar, la organización de un concierto, aunque pueda estar llena de complicaciones y contratiempos, no tiene que ser una tarea imposible, todo lo contrario. Independientemente de tu experiencia, siempre es un alivio contar con el apoyo de una empresa productora propiamente dicha.
Tienes que considerar que independientemente del tamaño de tu concierto, todo evento que pretenda ser exitoso tiene que estar muy bien planificado. De esta forma, hasta los imprevistos pueden ser llevaderos y solventarse rápidamente. Recuerda que sin una planificación adecuada del tiempo, publicidad, producción, permisos y seguridad, correrás el riesgo de perder dinero aunque logres que asista una buena cantidad de público.
